Судя по календарю, весна уже наступила. И мечты об отдыхе на природе скоро можно будет воплотить в жизнь. Однако стоит заранее позаботиться о том, чтобы лучшие места не оказались заняты, а лучшие теплоходы не уплыли. Для тех, кто решил провести корпоративное торжество, альтернативой традиционному банкету в зале, может стать отдых на природе.
Преимущества очевидны: свежий воздух, более раскованная обстановка, возможность проведения спортивных, подвижных игр и конкурсов и многое другое. Выехать на природу может любая организация и совсем небольшая, и достаточно крупная. «Противопоказаний» к такому отдыху нет, а если за дело возьмутся специалисты можно найти выход из затруднительных положений даже при ограниченном бюджете. Повод для корпоративного пикника может быть любой: один из официальных праздников, внутрикорпоративное торжество, приезд партнеров, не страшно, даже если это иностранцы – они по достоинству смогут оценить красоту русской природы и традиции русского гостеприимства.
Размещение.
Поиск места для проведения праздника – задача очень ответственная и непростая. Основная часть пригодных для этого территорий кому-то принадлежит, порой даже имеет по несколько хозяев, поэтому проведение мероприятия необходимо согласовать с владельцами. Кроме этого есть еще экологические, санитарные, пожарные и другие службы, которые могут в самый неподходящий момент попросить вас «очистить территорию».
Этой проблемы не возникнет, если вы обращаетесь в event-агентство – их сотрудники ведут поиск таких площадок, занимаются вопросами аренды, согласованием со всеми контролирующими службами. Вы можете высказать свои предпочтения – лес, речка, полянка и т.п. Это может быть специально приспособленная площадка пансионата или дома отдыха (с возможностью снять там номера на выходные), а может – уединенное «глухое» место, далекое от цивилизации.
Организация.
Выезжая на семейный пикник, вряд ли кто-то задумывается о том, на чем и за чем сидеть. Всегда найдется подходящий пенек или сваленное дерево. Рассадить весь офис на пеньках вряд ли представится возможным. Поэтому необходимо задуматься об аренде столов и стульев, а так же сцены, танцпола и тентов.
Хорошо бы предусмотреть и праздничное оформление мероприятия, например, воздушными шариками, драпировками.
Проблема гигиены деликатная, но существенная. Если территория, на которой проводится мероприятие, принадлежит пансионату или дому отдыха, то на ней, скорее всего, установлены стационарные уборные. Если же праздник проводится в месте далеком от цивилизации, то биотуалеты – современная альтернатива «кустикам». Причем, кроме традиционных синих кабинок, существуют и более комфортабельные модификации. То же самое касается умывальников.
Погода.
Организаторы должны заранее узнать прогноз погоды, чтобы не произошло неожиданных накладок. Но бывает, что дату назначили за несколько месяцев, а о том, что, возможно, испортится погода, узнали только за неделю. Если от праздника придется отказаться, все приготовления окажутся напрасными, а настроение безнадежно испорчено. Ощущение этого «провала» может остаться надолго и те, кто с таким рвением готовили это мероприятие, идею следующего воспримут уже безо всякого энтузиазма.
Event-агентства в этом плане более надежны. Если праздник запланирован, то он состоится! Похолодало – найдутся обогреватели, пошел небольшой дождь или, наоборот, палящее солнце – можно спрятаться под тентами. Агентства, организующие праздник могут обеспечить не только простой «навес», но и «домик» с крышей, стенами и полом! Есть и дополнительные опции: стеклянные и пластиковые стенки, двойной тент, обогрев, вентиляция, ковролин.
Даже сильный ураган не помешает сотрудникам фирмы отдохнуть и повеселиться – в запасе есть банкетный зал.
Транспортировка.
Транспортировка сотрудников должна быть тщательно спланирована и организована. Необходимо учесть пробки на дорогах, подумать маршрут. Если машины или автобусы должные проехать там, где это не разрешено, надо заранее договориться с ГАИ. Водители автобусов должны иметь лицензии на перевозку людей.
Лучше всего предусмотреть несколько вариантов. Большая часть сотрудников (с песнями) поедет на автобусе. Для тех, кто предпочитает свою машину или любит опаздывать стоит предоставить информацию о месте проведения мероприятия.
Если поездка будет достаточно продолжительной, что скорее всего, так как только по городу часто приходится ехать 1,5-2 часа, имеет смысл обговорить с организаторами проведение в это время каких-нибудь веселых конкурсов. Возможна организация кофе-брейк, чтобы утолить голод и немного отдохнуть.
Добраться до намеченного места можно еще и на теплоходе. Стоит иметь в виду, что теплоход необходимо заказывать заблаговременно, поскольку в летний период такой вид передвижения пользуется большим спросом.
Питание.
Даже если организация не очень большая, а кто-то из сотрудников утверждает, что умеет необыкновенно вкусно мариновать шашлыки, не стоит использовать для корпоративного отдыха то, что хорошо подходит для семейного. Как везти замаринованное мясо – в кастрюльке на коленках? Как быть с вегетарианцами? Пусть захватят себе еду в кулечках? Где взять большой мангал, нужное количество шампуров? А как все учесть – посуда, приправы, специи? Да и кроме этого необходимы хотя бы салаты, хлеб, гарнир, напитки...
Фирмы, занимающиеся организацией питания для выездных мероприятий, составят меню, приготовят, оформят, доставят еду, напитки, посуду, приборы. Более того, организация ресторана выездного обслуживания подразумевает возможность «красивого» приготовления пищи на открытом огне, причем не только шашлыков, но и целого бычка или поросенка. Можно заказать меню традиционное для обычного банкета, качество и обслуживание будет такое же, как в зале ресторана. А для тех, кто бережет здоровье или фигуру, будут предоставлены специальные диетические блюда. При организации выездного ресторана подразумевается так же работа официантов.
Ведущий.
Каждый ведущий, как правило, имеет свою собственную программу. У кого-то основным направлением является конферанс – связки между номерами артистов, кто-то специализируется на конкурсах, кто-то на спортивных соревнованиях. Обговорив с представителем агентства, какой именно тип программы вам нужен, детали уже можно согласовывать непосредственно с самим ведущим.
Утверждается сценарий или общий план мероприятия, наличие конкурсов или соревнований, количество и виды спортивного инвентаря, который также предоставляют организаторы, и многое другое. Сообщив агентству информацию о том, сколько человек в коллективе, какой возрастной состав, каково соотношение мужчин и женщин, а так же некоторые другие данные, вы получаете готовый сценарий, который можно корректировать в зависимости от бюджета.
Если планируемое мероприятие займет более 6-ти часов, можно пригласить двух ведущих, чтобы они могли сменять друг друга, тем самым, оживляя настроение.
Программа.
Развлекательная программа, обычно состоит из номеров, каждый из которых выполняют самые разные артисты – танцоры, фокусники, жонглеры, акробаты, певцы и т.д. Количество и продолжительность номеров можно подобрать индивидуально, в зависимости от пожеланий заказчика. Важно предусмотреть все составляющие – для концертных номеров принципиально наличие сцены и профессионального звука. Отсутствие в лесу электричества для организаторов не проблема. С помощью собственных генераторов они наладят звук, как в концертном зале, соберут сценические площадки для выступлений самых разных артистов, сделают дискотечное освещение.
Генераторы часто бывают нужны даже, если праздник проходит на территории, где есть электричество. Дело в том, что существующая проводка может просто не выдержать такого количества подключенной аппаратуры. Да и не помешает страховка на случай отключения электричества.
Игры и соревнования.
Не так уж просто вспомнить хотя бы несколько подвижных игр, да еще и объяснить их правила тем, кто не знает. А вот профессиональный ведущий подберет нужное количество игр, чтобы никто не скучал. Кто-то захочет именно таких соревнований, которые невозможно провести в закрытом помещении, а кто-то и в лесу любит просто посидеть за столом и не готов к активному отдыху.
Всем угодить сможет только настоящий специалист. Ведь можно совместить разные типы соревнований в одном – это может быть и ролевая игра по определенному сценарию (поиск сокровищ или высадка на «необитаемый остров»), а может быть эстафета с различными типами заданий. В зависимости от сценарной «легенды» могут быть предложены и народные развлечения, и одна из традиционных спортивных игр (футбол, волейбол или теннис и т.п.).
А главное, заказчикам гарантируется полная безопасность и всеобщая заинтересованность, ведь сценарий или его отдельные части так или иначе уже «обкатывался» и каждый ведущий создает свое шоу, ориентируясь на накопленный опыт. Необходимо учитывать, что для спортивных игр необходим достаточный временной резерв – проводить игры перед застольем не имеет смысла, а после – стоит немного подождать.
Фейерверки.
Традиция зажигать на праздники фейерверки жива по сей день. Что еще может сравниться с ощущением чуда, когда на фоне темного неба распускаются огненные цветы!? Сделать огненное шоу поистине прекрасным, а главное безопасным смогут только профессионалы.
Кроме этого, есть множество ограничений на пиротехнику, по месту и по времени. Требуется не только масса разрешений, но и присутствие человека, отвечающего за салют.
Необходимо учесть и продолжительность светового дня. В тех случаях, когда вы не планируете дожидаться темноты, можно заказать спецэффекты, которые будут хорошо видно и при свете.
Фото на память.
Компьютерщики будут в восторге, когда им пришлют по электронной почте фотографии праздника на следующий день, а если большинство сотрудников предпочитает немедленные результаты – мгновенные фото – это то, что нужно. Люди среднего возраста готовы подождать пару дней, зато потом получить такие фотографии, которые можно поместить в домашний альбом. Да и не только в домашний – в буклетах о фирме, на интернет-страничке, на стенде в офисе – фотографии корпоративного отдыха станут хорошей рекомендацией для потенциальных партнеров и клиентов.
Безопасность.
Если отдыхает небольшое количество человек, достаточно иметь под рукой аптечку с препаратами на случай непредвиденных травм, аллергических реакций на укусы насекомых. Для крупных кампаний, а так же, если планируется проведение спортивных игр, желательно присутствие медицинского работника. На празднике, где количество гостей превышает 100 человек, предполагаются повышенные требования к безопасности. На таких мероприятиях должна дежурить бригада скорой помощи.
Невредные советы.
Даже, если у вас совсем маленький коллектив и, отмечая какое-то событие, вы предпочитаете пообщаться, а не смотреть развлекательную программу, может быть стоит хоть раз не готовить все самим, а заказать еду из ресторана, оформить свое торжество воздушными шарами и, чтобы по-настоящему почувствовать праздник, завершить мероприятие фейерверком!?
При выборе фирмы, обратите внимание на ее специализацию, если для вас главное – хороший праздничный стол, обращайтесь в ресторан выездного обслуживания, кейтеринговую компанию. Если важнее насыщенная концертная программа, заключайте договор с той фирмой, у которой более широкий выбор артистов различных жанров и направлений. Есть агентства и для тех, кто хочет объединить все вместе.
Выбрав фирму, которая предоставляет спектр услуг, соответствующий вашим требованиям, попросите у нее рекомендации от тех, кто уже пользовался ее услугами.
Обращаться в агентство стоит заранее. Оптимальный срок – две недели. Разумеется, если требуется нечто совсем эксклюзивное, с приглашением знаменитостей, индивидуальной разработкой дизайна украшений, если вы будете лично контролировать и утверждать каждую страницу сценария, времени потребуется больше. А если решение отправится на отдых возникло внезапно, да еще и в день, не являющийся выходным или государственным праздником, то время подготовки можно будет сократить. Вам предоставят «дежурный», уже обкатанный надежный вариант сценария, дизайна и меню.
Желательно, чтобы со стороны заказчика с менеджером фирмы-исполнителя общался один человек, если таких людей несколько, важно, что бы информация не была противоречивой.
Сообщите исполнителю все интересующие его данные о вашей фирме, а главное, ваши пожелания по проведению. Чем более конкретную задачу вы поставите, тем лучше будет конечный результат. Вести разговор в стиле «мы им деньги платим, пусть они сами придумывают» неправильно, ведь о предпочтениях вашего коллектива можете предоставить информацию только вы.
Обо всех изменениях (во времени или месте проведения, составе и количестве гостей) предупреждайте оперативно, ведь в работе над вашим праздником задействовано очень много людей, поэтому необходимо будет детально скоординировать работу каждого их них.
Старайтесь прислушиваться к советам специалистов, их опыт подскажет оптимальное соотношение тостов, номеров и конкурсов.
Не пытайтесь сэкономить на качестве, приглашая «сомнительных личностей» на роль ведущих праздника. Настоящий профессионал всегда сумеет разрядить напряженность, устранить зажатость, психологические барьеры, поможет сплотить коллектив. Даже, если вы планируете не использовать артистов, а попросить сотрудников продемонстрировать свои таланты, ведущий необходим, как координатор всего процесса праздника. Мастерство ведущего в том, чтобы «нести на себе» весь праздник, при этом оставаясь в тени.
Отдых на природе – отличный способ поднять «боевой дух» коллектива, настроить его на рабочий лад, разбудить дремлющий потенциал, не стоит пренебрегать такой возможностью.
Автор благодарит за предоставленную информацию и участие в подготовке материала Юлию Песину, менеджера отдела по работе с клиентами ООО "КОРНЕР ТЕНТ-СЕРВИС", Михаила Горшихина, старшего партнера Агентства Корпоративных Мероприятий rba, Тамару Рыбакову, отдел рекламы и развития Агентства "Праздник".
Организация праздников разного масштаба и специфики – специализация агентства «Арт-Лидер». Если у вас намечается юбилей, детский праздник, свадьба, выпускной, день рождения или корпоративные вечеринки – в лице нашей студии вы найдете надежного партнера, который возьмет на себя проведение корпоративных праздников или других мероприятий и обеспечит незабываемую творческую составляющую события.
Для каждого вида событий мы готовим специальные сценарии праздников, а их реализацией занимаются ведущие узкой специализации: если предстоит свадьба, участвует тамада, если намечаются корпоративные вечеринки – к вам прибудет профессиональный шоумен.
Организация корпоративных мероприятий начинается с разработки уникальной идеи, после утверждения которой, пишутся детальные сценарии праздников. Таким образом, организация праздников, таких как свадьба или день рождения или корпоративные вечеринки будет сфокусирована на новой, специально для вашего события созданной сюжетной канве. При желании заказчика мы также можем предоставить на выбор готовые сценарии праздников в огромном ассортименте.
Организация корпоративных мероприятий
Для современного человека работа – это не просто способ заработка или самовыражения, но еще и играет важную социальную роль. Огромное влияние атмосферы в коллективе на результаты деятельности компаний давно отмечают социологи и управленцы. Именно поэтому организация корпоративных праздников – это вовсе не дань моде, а важный инструмент менеджмента. Праздники и организация праздников – тот аспект, которым никогда не пренебрегает опытный руководитель. Проведение корпоративных праздников можно подчинить любому поводу: юбилей компании, день рождения сотрудника (или день рождения нескольких сотрудников), юбилей выпуска продукции, открытие нового представительства, новый год, рождество и т.д. Организация корпоративных мероприятий должна быть подчинена цели объединения коллектива. Праздники такого рода важно проводить в дружеской, веселой атмосфере. Корпоративные праздники даже в официальной своей части должны выражать единство целей и устремлений собравшихся людей. Целенаправленная организация праздников для коллективов компаний и фирм – наша специализация.
Свадьба
Одно из самых важных в жизни человека событий, свадьба – мероприятие в котором организация праздников достигает своего апогея. Можно проводить разные праздники, но именно свадьба служит мерилом профессионализма агентства.
Менеджер, а также профессиональный тамада из нашего агентства помогут организовать интересную, оригинальную и незабываемую свадьбу. Вам будет предложено множество вариантов проведения каждого элемента свадебного торжества. К вашим услугам и веселый словоохотливый тамада, и воздушные шары, и цветы, и свадебные торты и многое, многое другое.
Для успешной организации праздника нужно всего лишь позвонить по номеру +7(812) 983 12 49 Всё остальное мы сделаем сами! Ждём звонка!
Судя по календарю, весна уже наступила. И мечты об отдыхе на природе скоро можно будет воплотить в жизнь. Однако стоит заранее позаботиться о том, чтобы лучшие места не оказались заняты, а лучшие теплоходы не уплыли. Для тех, кто решил провести корпоративное торжество, альтернативой традиционному банкету в зале, может стать отдых на природе.
Размещение. 
Погода. 
Транспортировка. 
Программа. 
Фейерверки. 
Свадьба и кризис